Watches of Switzerland bekämpft menschliche Fehler mit Basis Technologies und reduziert so das Geschäftsrisiko
Überblick
Über die Watches of Switzerland Group
Die Watches of Switzerland Group ist ein internationales Einzelhandelsunternehmen für weltweit führende Luxusuhrenmarken mit einem wachsenden Angebot an Luxusschmuckmarken. Mit einem wachsenden Portfolio an Monomarken-Boutiquen in Partnerschaft mit Rolex, Audemars Piguet, OMEGA, TAG Heuer, Breitling, TUDOR, Grand Seiko, BVLGARI und FOPE verfügt die Gruppe weltweit über 200 Ausstellungsräume.
Herausforderungen
Der Prozess des Änderungsmanagements wurde von Tabellenkalkulationsprogrammen dominiert, deren Aktualisierung mit einem hohen Maß an manuellem Aufwand verbunden war
Der fragmentierte, manuelle Arbeitsablauf führte zu Missverständnissen
Die Teams mussten die Entwicklung nacheinander und nicht parallel beginnen
Lösung
Einführung einer „Shift-Left“-Methode, um das Testen früher in den Entwicklungsprozess zu integrieren
Zentralisierung von Geschäftsanfragen und Eliminierung des Risikos falscher oder veralteter Informationen
Bereitstellung von über 70 automatisierten Analysen zur Beschleunigung der Arbeit der Entwickler
Ergebnisse
Ersetzen manueller Prozesse durch Automatisierung, um Innovation zu fördern und Geschäftsrisiken zu verringern
Erhebliche Verringerung der Ausfallzeiten und beschleunigte Projektabwicklung
Ein integrierter Ansatz ohne Unterbrechung ermöglichte ein effizientes und straffes End-to-End-Änderungsmanagement
Kundenreferenz
Optimierung der Geschäftsprozesse mit Basis Technologies
Watches of Switzerland hat sich für ActiveControl von Basis Technologies entschieden, um interne Prozesse zu optimieren und zur Verbesserung der Dienstleistungen für die Kundinnen und Kunden
Zusammenfassung
Watches of Switzerland ist seit Dezember 2021 ein Kunde von Basis Technologies und verfügt über eine komplexe und umfangreiche SAP-Landschaft, die einen hohen Wartungsaufwand und einen Bedarf an schnellen Änderungen erfordert. Das SAP-Team von Watches of Switzerland, das für Dutzende von Marken in seinem Portfolio verantwortlich ist, spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität über das gesamte Spektrum seiner globalen Aktivitäten hinweg.
Die Herausforderung
Als Dave Webb als SAP-Entwicklungsleiter zu Watches of Switzerland kam, übernahm er einen von Tabellenkalkulationen dominierten Änderungsmanagementprozess. Der manuelle Aufwand, um diese Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten, war beträchtlich, und mehrere Mitarbeiter arbeiteten Vollzeit allein an der Einhaltung der Vorschriften und der Governance.
Wenn das SAP-Team nur eine einzige Code- oder Konfigurationsänderung vornehmen wollte, würde es einen halben Tag damit verbringen, in alten E-Mail-Ketten nach Geschäftsanforderungen zu suchen, Kalkulationstabellen zu aktualisieren und die Genehmigungen der Beteiligten einzuholen. In anderen Worten Zeit, die für wertsteigernde Aktivitäten hätte genutzt werden können.
Dieser fragmentierte, manuelle Arbeitsablauf führte zu Missverständnissen, die durch den branchenüblichen, linearen Ansatz bei der SAP-Entwicklung noch verschärft wurden. Sobald eine Änderung genehmigt war, würde das Team nacheinander mit der Entwicklung beginnen, im Gegensatz zu anderen Softwareentwicklungen, bei denen die Teams parallel arbeiten können. Wochen später, als die Arbeit abgeschlossen war, fanden sie entweder Fehler im Code oder stellten fest, dass versehentlich eine veraltete Geschäftsanforderung dokumentiert worden war, was sie dazu zwang, wieder von vorne anzufangen.
Die Lösung
Dave überarbeitete die Änderungsmanagementprozesse von Watches of Switzerland, indem er zunächst die Komplexität der bestehenden SAP-Landschaft analysierte – das Haupthindernis für den Geschäftsfortschritt.
Durch den Einsatz der integrierten Projektmanagementlösung Jira/ActiveControl von Basis Technologies in Kombination mit einer „Shift Left“-Methode, um das Testen früher im Entwicklungsprozess zu implementieren, konnte Dave den manuellen Aufwand für sein Team erheblich reduzieren. Er wusste auch, dass dies erhebliche Vorteile für die weiteren Interessen von Watches of Switzerland mit sich bringen würde: „Den Business Case zu konstruieren, war der einfachere Teil“, erklärt er.
Durch den agilen Charakter von Jira konnte Dave Geschäftsanforderungen zentralisieren und das Risiko falscher oder veralteter Informationen, die den Fortschritt behinderten, eliminieren. ActiveControl, die Änderungslösung von Basis Technologies, zeichnete die Bewegungen und Genehmigungen jeder SAP-Änderung für Audit- und Compliance-Zwecke auf und stellte über 70 automatisierte Analysewerkzeuge bereit, um die Arbeit der Entwickler zu beschleunigen. Die einfache Integration zwischen Jira und ActiveControl ermöglichte außerdem eine durchgängige Lieferkette.
Mit diesen Tools konnten mehrere Teams bei Watches of Switzerland parallel arbeiten, was den Änderungsmanagementprozess erheblich beschleunigte. Das Testen konnte nun viel früher im Entwicklungsprozess beginnen, wodurch sichergestellt wurde, dass Codefehler nicht in die Produktion und die kritischen Live-Geschäftssysteme gelangen, was nicht nur Fehler verhinderte, sondern auch kontinuierliche Verbesserungen ermöglichte.
Das Ergebnis
Obwohl das SAP-Team anfangs zögerte, die alten Prozesse und Arbeitsabläufe zu ändern, wurde schnell klar, dass die von Dave vorhergesagten Geschäftsvorteile in mehreren Schlüsselbereichen erreicht wurden.
Der Prüfungs- und Compliance-Prozess wurde von sechs Wochen manueller Arbeit auf nur fünf Minuten verkürzt, da ActiveControl automatisch „Berichte erstellt, die praktisch zu 100 % einsatzbereit sind“, laut Dave. Dies führte zu einer Reduzierung der Vollzeitäquivalente (FTE) des Compliance-Teams um 66 % und damit zu einer erheblichen Verbesserung der Prüfungskosten.
„Da ActiveControl den Großteil der mit SAP-Audits verbundenen Arbeit automatisiert, konnte das Team seine Ressourcen auf andere Projekte mit noch größerem Geschäftsnutzen ausrichten, und die Kosten sind nicht mehr direkt mit Audits und Compliance verbunden“, erklärt Dave.
Automatisierte Softwaretests haben auch die Arbeit der SAP-Entwickler verbessert, indem sie das Testen auf die linke Seite verlagert haben, so dass Fehler entdeckt werden, bevor sie zu Geschäftsproblemen werden. Vor dieser Initiative lag die durchschnittliche Nacharbeit des Teams bei 48 % und ist seither auf 4,8 % gesunken, was einer Gesamtreduzierung von 90 % entspricht.
Selbst für den seltenen Fall, dass sich ein Fehler in die Produktion einschleicht, hat ActiveControl dem Team eine „BackOut“-Funktion zur Verfügung gestellt, quasi einen Notfall-Rückgängig-Knopf für SAP-Änderungen:
Als Herzstück der zuvor komplexen globalen Geschäftsprozesse von Watches of Switzerland und durch die Integration anderer, bereits vorhandener Änderungslösungen verschaffte ActiveControl dem Unternehmen ein neues Maß an Kontrolle und Transparenz. Als „Single Source of Truth“ lieferte es eine vollständige Aufzeichnung aller Änderungen in der geschäftskritischen SAP-Landschaft von Watches of Switzerland und revolutionierte damit die Effizienz der täglichen Arbeit.
Über ActiveControl
ActiveControl von Basis Technologies automatisiert den gesamten SAP Änderungs- und Releaseprozess, um den manuellen Aufwand massiv zu reduzieren und Systeme vor Ausfallzeiten zu schützen. Die Lösung wurde speziell für die Anforderungen von SAP-Nutzern entwickelt und bietet einen grundlegend neuen Ansatz, mit dem Unternehmen agile Entwicklung, DevOps und Continuous Delivery in SAP-Umgebungen einführen können.
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